Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Au Département du Doubs, nous attachons une grande importance à la protection de vos données, notamment du fait de leur sensibilité. C’est pourquoi, nous veillons au quotidien au maintien de la confidentialité des données pendant les différents traitements nécessaires à la réalisation de nos missions de service public.

L’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD, n°2016/679), le 25 mai 2018, renforce nos obligations à votre égard. C’est pourquoi, une attention encore plus grande sera accordée aux traitements de vos données à caractère personnel.

Voici, en résumé, les engagements du Département du Doubs pour assurer le respect de vos données et la protection la plus efficace possible de votre vie privée.

  • Politique de confidentialité du Conseil Départemental du Doubs

Cette politique de protection est associée à la charte informatique du conseil départemental, modifiée pour être conforme au RGPD.

Cette politique de protection est associée à la charte informatique du Département, modifiée pour être conforme au RGPD.

La charte informatique informe l’utilisateur des principales règles et bonnes pratiques à adopter pour un usage correct, loyal et sécurisé des ressources actuelles et futures mises à sa disposition.

Elle concerne l’ensemble des utilisateurs des systèmes d’information du Département du Doubs, internes ou externes, tous statuts confondus : élus, agents permanents, agents temporaires, intérimaires, stagiaires, apprentis et intervenants extérieurs temporairement autorisés (élus et agents d’autres collectivités territoriales, agents de la fonction publique d’État, collaborateurs, d’associations, prestataires).

Elle a recueilli un avis favorable du comité technique lors de sa réunion du 8 mars 2018 et a été approuvée par le Conseil départemental en date du 26 mars 2018.

  • Organisme responsable et préposé à la protection des données

Pour contacter le Département du Doubs afin d’exercer l’un de vos droits, obtenir des informations complémentaires ou poser une question, voici les coordonnées nécessaires pour adresser un courrier :

Madame la Présidente

Département du Doubs

7 avenue de la Gare d'Eau

25031 Besançon Cedex

Afin d’assurer une protection la plus efficace possible, le Département du Doubs a nommé un Délégué à la Protection des Données (DPD). Ce délégué peut être contacté à l’adresse suivante :

Jean-Marie Archipoff

dpo@doubs.fr

Vos droits concernant vos Données à Caractère Personnel

Voici la liste de vos droits avec leur définition :

Droit d’accès (art. 15 du RGPD)

  • Vous pouvez demander au responsable d’un traitement s’il possède des informations vous concernant et le cas échéant de vous les transmettre en totalité.

Droit de rectification (art. 16 du RGPD)

  • Vous pouvez demander la modification d’informations inexactes à votre sujet. Ainsi vous avez la possibilité d’éviter qu’une entité ne dispose ou ne transmette des informations erronées sur vous. Au département du Doubs, la direction métier en charge de l’exercice de ce droit devra apporter la preuve des rectifications ou des  opérées et, éventuellement, en cas de difficulté technique empêchant de répondre à la demande, elle devra aussi en apporter la preuve.

Droit à l’oubli (effacement) (art. 17 du RGPD)

  • Le responsable du traitement de données à caractère personnel est tenu de supprimer les données traitées se référant à une personne physique, si cette dernière le lui demande. L’exercice de ce droit doit être justifié par le demandeur sauf pour les mineurs
  • Ce droit peut permettre l’effacement d’informations qui ne sont plus nécessaires par rapport aux finalités du traitement, l’effacement d’informations pour lesquelles une personne a retiré son consentement ou si elle s’oppose à un traitement, s’il s’agit d’un traitement illicite et enfin ces informations peuvent être effacées pour respecter une obligation légale.

Il existe quatre exceptions à l’exercice de ce droit :

  • si le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique du responsable de traitement.
  • si le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêts publics dans le domaine de la santé publique.
  • si le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l’intérêt public, pour des fins de recherche scientifiques, historiques ou à des fins statistiques.
  • si le traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement des données (art. 18 du RGPD)

  • Vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles ; du fait de cette requête certaines données ne feront pas l’objet d’un traitement. Un traitement doit être limité lorsque que :
    • L’exactitude des données personnelles est contestée par la personne concernée.
    • Le traitement est illicite et la personne concernée préfère la limitation de l’utilisation de ses données plutôt que l’effacement.
    • Les données ne sont plus utiles pour le traitement initial mais le sont encore pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit.
    • Quand une personne s’oppose à un traitement, pendant le temps accordé au responsable de traitement pour vérifier si des motifs légitimes sont poursuivis, le traitement doit être limité.
  • Le DPD informe la personne concernée avant la levée de cette limitation.

Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)

 Vous pouvez demander aux différents fournisseurs de services qui disposent de données concernant le demandeur de les transférer à un autre fournisseur ou de les lui remettre pour qu’il initie ce transfert.

Procédure :

Conformément à l’article 12 du RGPD, le responsable de traitement doit répondre à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Le responsable des traitements, dans ce cas, vous informe de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Lorsque votre demande est présentée par voie électronique, les informations vous sont fournies en retour par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement.

Lorsque le responsable du traitement a des doutes raisonnables quant à l'identité de la personne physique présentant la demande, il peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée.

Lorsque les demandes sont manifestement excessives ou infondées, le responsable du traitement peut refuser d’en donner suite. Il en est de même si la demande est formulée alors qu’une action de justice est en cours.

Si le responsable du traitement ne donne pas suite à votre demande, il vous informe sans tarder et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande des motifs de son inaction et de la possibilité d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et de former un recours juridictionnel.

https://www.cnil.fr/fr/plaintes/

Finalités et bases juridiques du traitement des données

Catalogue de service (C@P25)

La collecte de vos données personnelles a, au moins, une finalité précise qui vous est expliquée, et se rattache à un cadre légale prédéfini. Lorsque votre consentement est nécessaire à la collecte, il vous est demandé de façon explicite, notamment au moyen d’une mention sur chaque document de collecte, que ce document soit papier ou numérique.

Nous tenons à vous rappeler que vous êtes libre de retirer votre consentement, à tout moment, sans que cela ne vous soit préjudiciable dans vos relations avec le conseil département du Doubs. Une démarche simple a été mise en place pour vous permettre de retirer ce consentement.

Destinataires des DCP

Selon les services auxquels vous avez accès, vos données personnelles peuvent être transmises à nos partenaires (Pôle emploi, CAF, etc…).

Vos données sont transmises uniquement aux organismes qui en ont besoin. Ces transferts font l’objet de dispositions légales, de conventions ou de contrats, ou sont soumises à l’expression explicite de votre consentement.

Le Département du Doubs, sauf obligations légales auxquelles il ne peut se soustraire, s’engage à ne pas transmettre vos données à un tiers qui ne s’engagerait pas à les traiter avec le même respect et les mêmes exigences de sécurité que celles existantes au sein du Département du Doubs.

Durée de conservation des données

Toutes les durées de conservation des données nominatives gérées par le département du Doubs sont définies dans le tableau de gestion des archives, validé par le Directeur des Archives Départementales du Doubs : http://archives.doubs.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=590&Itemid=1

Archives départementales du Doubs
rue Marc Bloch, Planoise
BP 2059
25050 Besançon cedex
Téléphone : 03 81 25 88 00
archives.departementales@doubs.fr

Sécurisation de vos données

Afin de protéger au mieux les données contre d’éventuelles altérations, perte, destruction ou accès non autorisées fortuits ou intentionnels, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

Seuls les agents départementaux habilités peuvent avoir accès à vos données, dans le cadre des services offerts par le Conseil Départemental du Doubs. Chacun des agents est soumis à une obligation de confidentialité et de respect des données auxquelles il peut avoir accès. De plus, chaque agent est également soumis aux obligations imposées par les textes régissant la fonction publique territoriale.

La sécurité de vos données est assurée peu importe le support de transmission de ces données, des procédés performants sont mis en place spécifiquement pour chaque traitement, que ce dernier se fasse de façon numérique ou papier.

Obligation de mise à disposition des données

Le Département du Doubs s’engage à informer les personnes concernées des droits dont elles disposent légalement et à mettre en œuvre tous les moyens leur permettant de les exercer.

Catégories, sources et origine des données

Les données traitées sont fonction du contexte correspondant :

Lors de votre visite sur notre site Internet, nous collectons et traitons les données suivantes:
1. le nom du fournisseur de service Internet
2. les informations sur le site Internet depuis lequel vous avez accédé à notre site
3. le navigateur web et le système d’exploitation utilisés
4. l’adresse IP attribuée par votre fournisseur de service Internet
5. les fichiers demandés, les volumes de données transmis, les téléchargements/l’exportation de fichiers
6. les informations sur les pages web que vous consultez sur notre site, y compris la date et l’heure

Dans le cadre de votre demande de contact, nous collectons et traitons les données suivantes :
1. vos nom et prénom
2. votre adresse
3. votre adresse e-mail
4. votre civilité
5. les informations concernant vos souhaits et intérêts

Formulaire de contact

Sur notre site internet se trouve un formulaire de contact. Le renseignement de ce formulaire permet au département de répondre à vos interrogations. Ce formulaire a été étudié et conçu afin de ne vous demander uniquement les informations nécessaires.

Newsletter

Vous avez la possibilité de vous abonner à notre newsletter gratuitement. Pour s’inscrire à cette newsletter seule votre adresse mail est nécessaire, cette newsletter n’étant pas personnalisée.

Il vous est, bien entendu, possible de vous désabonner à tout moment de cette newsletter sans fournir de justification. Cette procédure est à votre disposition sur notre site, ainsi que les coordonnées de la personne concernée par ce sujet.

Jeu-concours

Sur notre page Facebook, et notre site Internet, vous avez la possibilité de participer à notre jeu-concours. Lorsque vous complétez le questionnaire de participation au jeu-concours, nous traitons uniquement les données renseignées afin d’exécuter le jeu-concours.

Même dans le cadre d’un concours, la minimisation des données est appliquée. En effet ne sont collectées que le nom et prénom ainsi que l'adresse mail et ce afin de vous permettre de participer au concours et d’être notifié de son résultat.

Décisions individuelles automatisées

Nous n’utilisons aucun processus de traitement entièrement automatisé qui ne puisse faire l’objet d’un recours auprès d’un service du Département du Doubs.

Minimisation des données collectées

Le conseil départemental s’engage à ne collecter que les données nécessaires à l’exercice de ses missions. Les données qui vous seront demandées seront forcément utiles pour la réalisation du traitement pour lequel vous avez donné votre consentement explicite.

Pour cela, tous les formulaires, dossiers, numériques ou papiers, sont amendées afin de collecter uniquement les informations nécessaires pour le traitement du dossier. Ces formulaires seront régulièrement revus afin de satisfaire aux dernières exigences réglementaires et de répondre aux mieux à vos attentes.

Cas particulier des moins de 15 ans

Tous les mineurs de moins de 15 ans ne peuvent nous transmettre leurs données personnelles sans avoir obtenu l’autorisation de leur tuteur légal. Pour prouver cette autorisation, la fourniture d’une déclaration de consentement est nécessaire.

A noter que :

  • Le site du département du Doubs utilise des Cookies (en savoir plus)
  • Vos adresses IP sont traitées, à la marge, afin d’effectuer des statistiques sur les profils des visiteurs de nos sites internet.