Depuis le 18 mars 2022, le Département du Doubs a procédé à trois opérations de nettoyage numérique. Les Archives départementales, en lien avec la Direction des usages numériques, guident les agents, via des tutoriels faciles à comprendre, pour qu’en 25 minutes seulement ils trient et vident leurs boites mails. Un geste pour la planète et pour faire de la place.

Fin août, 57 % des agents ayant répondu aux enquêtes réalisées lors de ces sessions de nettoyage expliquaient recevoir entre 5 et 20 mails par jour ; 20 % entre 20 et 50 mails par jour ; 10 % plus de 50 mails par jour. De plus, 30 % des agents ayant répondu à l’enquête déclaraient avoir plus de cinq gigaoctets de données dans leur boite de réception.

Le saviez-vous ?

• Supprimer 30 mails = Économiser 24 heures de consommation d’une ampoule.
• Envoyer un mail avec pièce jointe = Allumer une ampoule pendant une heure.
• Stocker un mail pendant un an = Émettre 10 grammes de CO₂.
• Le Département du Doubs a reçu 2 300 000 mails externes en 2021.

Quelques conseils 

• Avant d’envoyer un nouveau mail, je vérifie que ce moyen de communication est adapté à mon besoin.
• Quand je veux partager un document en interne, je le place dans un répertoire commun de la collectivité et j’envoie un lien vers celui-ci plutôt qu’une pièce jointe.
• Je veille à ce que l’objet de chacun de mes courriels soit suffisamment clair et concis pour en faciliter le classement.
• Avant d’envoyer un nouveau mail, je vérifie que les destinataires sont bien concernés et je limite au maximum les correspondants mis en copie.

Plus de détails dans le document pdf à télécharger ci-dessous