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Les critères d’éligibilité des dossiers de demande de subvention du fse inclusion

Critères d’éligibilité

Pour être éligibles au FSE Inclusion, les opérations doivent :

- avoir pour finalité ultime de favoriser l’inclusion socio-professionnelle des personnes à qui elles s’adressent ;

- et contribuer à la réalisation d’un ou plusieurs des objectifs spécifiques fixés par le Programme opérationnel national FSE Emploi-Inclusion pour la Métropole 2014/2020 et par le présent appel à projets.

Toutefois, il ne suffit pas que l’opération réponde à l’une des ces priorités pour qu’elle soit obligatoirement éligible au FSE Inclusion. Le FSE Inclusion obéit à un certain nombre de principes généraux qu’il convient de respecter :

 

  • Qualité du porteur d’opération et capacité financière :

Le FSE Inclusion n’accorde pas d’aide individuelle à des particuliers. Les porteurs de projets doivent être des personnes morales, de droit public ou de droit privé, dont l’existence est légalement reconnue et justifiable (numéro SIRET, code APE, etc.)

La capacité financière du porteur doit être compatible avec les contraintes liées au bénéfice d’une aide FSE Inclusion. Celui-ci doit notamment avoir une trésorerie suffisante pour couvrir  les dépenses dans l’attente du versement des fonds FSE Inclusion qui intervient après étude du bilan de l’opération.

  • Périmètre éligible :

Le FSE Inclusion ne finance pas les opérations d’investissement. Les opérations présentées ne doivent pas non plus s’apparenter à une demande de subvention de fonctionnement de la structure, encore moins venir équilibrer des budgets en déficit mais bien correspondre à un projet précis, au périmètre clairement délimité et financer des dépenses directement rattachables à l’opération, sans lesquelles celle-ci ne pourrait pas se réaliser.

 

  • Temporalité de la demande :

L’opération ne doit pas être achevée au moment du dépôt du dossier de demande de financement FSE Inclusion.

 

  • Principe de cofinancement :

Le FSE Inclusion ne finance jamais à 100% un projet. Le candidat doit donc s’assurer préalablement qu’il dispose de financements publics ou privés qui permettent d’équilibrer le budget de l’opération.

Pour la programmation 2014/2020 en Franche-Comté, le taux plafond de financement des opérations par le FSE Inclusion est de 60% du coût total d’opération. Il doit donc y avoir a minima 40% de cofinancements hors FSE Inclusion pour le projet.

Les cofinancements inhérents à l’opération doivent lui être affectés spécifiquement. Il est possible pour l’opérateur d’affecter au cofinancement de l’opération FSE Inclusion une partie d’une subvention à condition que son auteur en soit informé et l’accepte explicitement par écrit.

 

Les recettes résultant de l’activité sont à prendre en compte, sauf exceptions limitativement énumérées. Suivant les cas, les recettes sont considérées soit comme une des composantes du cofinancement soit comme une dépense en atténuation. Les porteurs d’opérations qui génèrent des recettes pourront obtenir auprès de la cellule FSE les informations qui leur seront utiles pour déterminer la règle qui s’applique à leur situation.

 

Le FSE Inclusion est calculé après que toutes les autres ressources ont été fixées. Ainsi par exemple, si les ressources propres du projet représentent 70% du coût total de l’opération, l’intervention du FSE Inclusion sera limitée aux 30% restants.

Cette règle est appliquée au moment du dépôt du dossier mais aussi au moment du contrôle du bilan de l’opération. Le montant de la subvention FSE Inclusion ainsi que son taux d’intervention deviennent alors des plafonds, au niveau où ils ont été conventionnés.

 

  • Respect du régime des aides d’Etat :

En application du traité de fonctionnement de l’Union européenne, les aides publiques qui portent atteinte au principe de la libre concurrence et provoquent des distorsions à la liberté du commerce sont interdites. Des exceptions ont été prévues et limitativement réglementées, qui sont connues en France sous l’appellation « régime d’encadrement des aides d’Etat ».

Dans la plupart des cas, afin de respecter ces règles, les opérations qui demandent le soutien du FSE Inclusion doivent pouvoir être reconnues Service d’intérêt économique général (SIEG), c'est-à-dire pouvoir se voir reconnaître une mission d’intérêt général.

Le statut de SIEG est reconnu lorsque l’opération a pour finalité première de permettre à des personnes en difficulté très éloignées de l’emploi de franchir des étapes dans un parcours vers l’emploi. Il ne peut l’être lorsque l’opération vise principalement le soutien à la création ou au développement de l’entreprise car il y aurait alors présomption de distorsion de concurrence et la subvention FSE Inclusion pourrait être jugée illégale.

NB : Pour le droit européen, toute structure qui a une activité économique qui pourrait être réalisée dans une logique marchande est considérée comme une entreprise. Les associations et les SIAE sont donc, sauf rares exceptions, des entreprises au sens européen du terme.

 

  • Respect des règles de mise en concurrence (cf. l’Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et son décret d’application du 25 mars 2016) :

N.B : L’ensemble des informations qui sont données dans ce paragraphe sont données à titre indicatif et ne prétendent pas à l’exhaustivité. Il est donc de la responsabilité de chaque structure de se référer aux textes cités ci-dessus.

 

Sont soumis depuis le 1er avril 2016 à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 les « pouvoirs adjudicateurs » dont l’article n°10 de l’ordonnance donne la définition suivante :

« Les pouvoirs adjudicateurs sont :

  • Les personnes morales de droit public ;
  • Les personnes morales de droit privé qui ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel et commercial, dont :
  • Soit l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur ;
  • Soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur ;
  • Soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur ;
  • Les organismes de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués par des pouvoirs adjudicateurs en vue de réaliser certaines activités en commun ».

La quasi totalité des porteurs d’opérations sont donc des « pouvoirs adjudicateurs » et doivent donc respecter « les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures » pour l’ensemble de leurs achats (article 1er de l’ordonnance).

 

L’opérateur devra veiller à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin et respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics. La preuve de mise en concurrence pour les achats de fournitures et prestations de services devra être apportée de la manière suivante :

  • Pour tout achat de moins de 1 000 euros HT : la facture et la preuve d’acquittement suffisent, pas besoin de pièce complémentaire ;
  • Pour tout achat compris entre 1 000,01 euros HT et 15 000 euros HT : fournir en plus un devis du fournisseur ;
  • Pour tout a achat compris entre 15 000,01 euros HT et 25 000 euros HT : fournir au minimum trois offres.

Les 3 offres doivent être établies par l’un des documents suivants : soit la ou les offres reçues, soit le refus d’établir un devis. Une demande écrite de devis (par mail ou courrier) restée sans réponse ne suffit plus ;

  • Pour tout achat à partir de 25 000,01 euros HT, un marché public à procédure adaptée (MAPA) doit être passé (Inchangé).

 

NB : Le dépassement des seuils doit être apprécié par type de dépense homogène. Exemple : 10 achats différents d’un même produit à 150 euros HT l’unité, le seuil des 1 000 euros HT est dépassé.

 

En cas de non-respect, les sanctions financières sont les suivantes :

  • retrait de la totalité de la ou des dépenses concernées lorsqu’un MAPA aurait dû être passé ;
  • dans les autres cas (entre 1 000,01 euros HT et 25 000 euros HT) : correction de 25% de la ou des dépenses si la preuve de mise en concurrence n’est pas fournie.

 

Plus spécifiquement pour les opérations cofinancées par le FSE Inclusion, le service gestionnaire a l’obligation de vérifier que les règles de mise en concurrence ont été respectées. A défaut du respect de cette obligation, la ou les dépenses concernées seront corrigées. Les corrections imposées suite au constat d’irrégularités ayant trait aux achats de biens, fournitures ou services, sont déterminées selon les barèmes fixés dans la note COCOF 13/9527 de la Commission européenne. 

 

  • Nature des dépenses éligibles (cf. Décret n° 2016-279 du 8 mars 2016 fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses dans le cadre des programmes soutenus par les fonds structurels et d'investissement européens pour la période 2014-2020 et son arrêté d’application daté du même jour) :

Seules sont éligibles les dépenses directes de personnels, de fonctionnement, de prestations et les dépenses directes liées aux participants.

Sont des dépenses directes, les dépenses directement rattachables à l’opération, c'est-à-dire qui sont indispensables à la réalisation de ses objectifs et qui n’existeraient pas si l’opération n’avait pas lieu. Exemple : le temps passé à la réalisation du dossier de demande n’est pas une dépense directe au sens du FSE, dans la mesure où elle ne concourt pas directement à l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, et n’est donc pas éligible. 

Le bénéficiaire est tenu d’acquitter l’ensemble des dépenses relatives à l’opération conventionnée entre la date de début de réalisation de l’opération et avant le dépôt du bilan d’opération, soit 6 mois maximum après la fin de la période de réalisation.

 

  • Principe de sélection :

Tous les projets ne sont pas d’un égal intérêt et les fonds européens ne sont pas sans limite. Aussi, il appartient aux autorités compétentes de choisir et de prioriser les projets soutenus par le FSE Inclusion. Les finalités du projet et leur adéquation avec les objectifs stratégiques du FSE Inclusion doivent donc être décrits en amont.

Les principes directeurs pour le choix des opérations seront :

  • La simplicité de mise en œuvre ;
  • L’apport en termes de cohésion sociale ;
  • La valeur ajoutée apportée par le FSE Inclusion au regard des dispositifs de droit commun, notamment en termes d’effet démultiplicateur.

Le projet sera également jaugé à travers la prise en compte de huit priorités transversales fixées au niveau européen : tout particulièrement le renforcement de l’égalité des chances et celui de l’égalité entre les femmes et les hommes, la lutte contre les discriminations et le vieillissement actif mais aussi l’intégration des personnes handicapées, l’innovation, le développement durable et le caractère transnational ou interrégional.

Une attention sera portée aux projets qui permettent d’atteindre plus facilement les objectifs du cadre de performance.

 

  • Principe d’évaluation :

Tout projet cofinancé par le FSE Inclusion fait l’objet d’une évaluation de ses résultats sur la base des indicateurs conventionnés.

Les indicateurs sont choisis pour permettre de fournir des éléments objectifs et quantifiables pour évaluer qualitativement et quantitativement les résultats de l’opération.

Si les résultats ne sont pas atteints, la participation du FSE Inclusion peut éventuellement être réduite, voire supprimée.

 

  • Eligibilité des participants :

Lorsqu’une opération s’adresse directement à des personnes qu’il est possible de dénombrer, leur éligibilité doit être démontrée.

L’éloignement à l’emploi de chaque participant à l’entrée dans l’opération devra être justifié au moment du bilan à l’appui de documents probants tels que : l’inscription à Pôle Emploi, l’agrément de Pôle Emploi, le contrat BRSA avec orientation professionnelle, à défaut la fiche de prescription ou le diagnostic d’un organisme tiers…

La preuve de l’éligibilité du public devra aussi être apportée en fonction de la définition qui en est donnée dans le dossier. (Ex : Femmes de 18 à 25 ans habitant Montbéliard => 3 éléments de preuves à fournir : âge ; genre ; lieu de résidence).

La déclaration au bilan de participants inéligibles provoquera des corrections financières automatiques lors du contrôle de service fait

 

  • Suivi des participants :

Lorsqu’une opération s’adresse directement à des personnes qu’il est possible de dénombrer, des indicateurs spécifiques doivent obligatoirement être remplis. Ces indicateurs portent sur le nombre de personnes participant à l’opération, leur répartition par âge, par sexe, par niveau de formation, par situation socio-professionnelle notamment.  Ils portent aussi sur leur situation vis à vis de l’emploi à l’entrée et à la sortie de l’opération.

Un questionnaire est mis à disposition des opérateurs dans Ma Démarche FSE par la DGEFP. Son usage n’est pas obligatoire, mais les réponses aux questions qu’il comprend doivent être fournies.

Les données relatives aux participants doivent être saisies dans Ma démarche FSE « au fil de l’eau ». La saisie peut commencer à partir du moment où le dossier a été déclaré recevable par le service instructeur. L’ensemble des données des participants à leur entrée dans le dispositif doivent être saisies avant le dernier jour conventionné de l’opération, soit au plus tard le 31 décembre pour les opérations qui se déroulent sur l’année civile.

L’attention des opérateurs est particulièrement attirée sur la nécessité de bien qualifier la situation vis-à-vis de l’emploi des participants à leur entrée dans l’opération. L’annexe 1 et le logigramme qui l’accompagne synthétisent les règles applicables en la matière.

La saisie des données des participants à la sortie de l’opération, relatives à leur devenir professionnel, doivent être saisies dans les quatre semaines qui suivent cette sortie.

L’opérateur doit veiller à ce que les données relatives aux participants, à l’entrée et à la sortie, soient complètes avant de valider son bilan d’opération dans Ma démarche FSE. Une fois celui-ci validé, il ne lui est plus possible de compléter les données.

Toute saisie incomplète des données des participants entraine des sanctions financières. Lorsque le niveau de renseignement des données obligatoires est inférieur à 65% des participants de l’opération mais supérieur ou égal à 60%, une correction  forfaitaire de 5% sur le total des dépenses retenues après contrôle du service fait sur le bilan final de l’opération s’applique systématiquement. Cette correction forfaitaire peut s'élever à 25% des dépenses lorsque le niveau de renseignement des données obligatoires est inférieur à 50% pour les participants de l’opération.

 

  • Obligation de publicité communautaire :

Bénéficier d’une subvention du FSE Inclusion impose d’assurer la publicité communautaire. Il convient de faire savoir aux participants à l’opération et dans toute communication relative à celle-ci l’existence de son cofinancement par le FSE Inclusion.

L’obligation de publicité communautaire est remplie par la présence des logos européens sur les documents produits pour l’opération (courriels, courriers, publications, ...) et par la présence d’affiches et de logos communautaires dans les lieux où se déroule l’opération.

Des obligations spécifiques doivent être respectées lorsque l’opérateur dispose d’un site internet.

Les obligations de publicité sont précisées dans l’annexe  2 jointe.

Modalités  de dépôt des dossiers

Pour être éligible, le dossier de demande de subvention FSE Inclusion doit être déposé de manière dématérialisée sur « Ma démarche FSE » et être rattaché au présent appel à projets.

La recevabilité du dossier est assurée au sein des services du Conseil départemental du Doubs par la cellule FSE. Celle-ci a un rôle de conseil et d’accompagnement des porteurs d’opérations en amont et pendant l’opération.

Les préalables pour un dossier réussi

Avant de remplir un dossier FSE Inclusion, il convient que le porteur se soit donné un certain nombre de garanties préalables :

  1. il doit avoir une vision claire de ce qui justifie le projet et le rend prioritaire. Pour cela, un diagnostic doit d’abord avoir été établi, avant que soient définis les objectifs de l’opération et une stratégie pour les atteindre et que soient enfin déterminés les indicateurs pertinents qui permettront d’en rendre compte ;
  2. il doit ensuite arrêter la durée du projet, (voir ci-dessus point 2.1 périmètre éligible et durée) ;
  3. il doit ensuite quantifier les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation du projet et les isoler du reste de l’activité de la structure : 
  • quelles sont les dépenses de personnel directement rattachables à l’opération ?
  • quelles sont les dépenses de fonctionnement directement rattachables à l’opération ?
  • quelles sont les dépenses directes de prestations externes directement rattachables à l’opération ?
  • quelles sont les dépenses liées aux bénéficiaires de l’opération – pour le FSE Inclusion, il s’agit des participants – directement rattachables à l’opération ?
  • l’opération peut-elle bénéficier d’apports en nature ou de tiers (mise à disposition gracieuse de personnels ou de locaux, activité bénévole, etc.) directement rattachables à l’opération, à valoriser dans le dossier ? NB : Les apports en nature et de tiers sont inscrits en dépenses pour leur valeur prévisionnelle et en ressources pour un montant strictement équivalent ;
  • quels sont les financements publics ou privés totalement ou partiellement affectés à l’opération qui sont mobilisables en contrepartie du FSE Inclusion? Pour les structures publiques qui portent un projet, il peut s’agir de fonds propres.
  • existe-t-il des contreparties en ressources aux dépenses directes générées par l’opération (exemple : aides publiques pour les emplois aidés) ? Dans ce cas, elles doivent être valorisées dans le dossier ;
  • existe-t-il des recettes spécifiques liées à l’activité produite par la réalisation de l’opération ? Si oui, il faut déterminer avec l’aide du service gestionnaire leurs modalités de prise en compte (voir point 2.1 principe de cofinancement) ;

 

Répondre à toutes ces questions permettra de réaliser un plan de financement fidèle à la réalité et de présenter le budget équilibré en dépenses et en ressources et de définir avec précision le niveau de subvention FSE Inclusion éligible. Il est conseillé de ne pas sous-estimer ou surestimer les dépenses et les ressources du projet ; les montants et les taux de couverture du FSE Inclusion conventionnés sont proportionnés et constituent des plafonds au moment du bilan de l’opération ;

  1. compte-tenu du fait qu’il faudra rendre compte de manière détaillée de l’exécution du budget de l’opération, la mise en place d’une comptabilité analytique pour le projet est indispensable et obligatoire. En cas de contrôle en cours d’opération, l’opérateur devra être en mesure de fournir sur le champ un point comptable de l’état de réalisation de l’opération cofinancée ;
  2. pour les mêmes raisons, la mise en place d’un outil dématérialisé de suivi des indicateurs est elle aussi nécessaire, tout comme celle d’outils fiables de suivi de l’activité tels que :
  • des tableaux de bord précisant par exemple le temps passé par les salariés permanents sur l’opération, les jours, l’objet du travail ;
  • des documents types : feuilles d’émargement des participants, etc. ;
  • des instruments de recensement et d’analyse des entrées et sorties en début, en cours et en fin d’opération.
  1. pour toutes ces raisons, il est conseillé de désigner un chef de projet chargé de préparer le dossier d’opération, d’en assurer le suivi et d’en réaliser le bilan ainsi qu’une personne chargée de la saisie des indicateurs relatifs aux participants dans Ma démarche FSE ;

 

NB : Compte-tenu des coûts de gestion qu’induisent la constitution et le suivi d’un dossier subventionné par le FSE Inclusion – coût qui n’est pas lui-même directement éligible –, les porteurs de projet doivent apprécier dans une logique coûts/avantages l’intérêt de déposer une demande de FSE Inclusion en deçà d’un certain niveau de subvention demandée. 

Dans cette optique, afin d’assurer un effet levier du FSE Inclusion et d’éviter à l’opérateur des coûts de gestion supérieurs au montant de FSE Inclusion accordé, les opérations appelant un niveau de subvention inférieur à 10% du coût total d’opération ou à 7 500 euros annuels seront déclarées inéligibles dans le Doubs.

Hors système d’avance (cf. Point 4), la subvention du FSE Inclusion n’est versée qu’en remboursement des dépenses justifiées et acquittées, après contrôle de service fait. Le porteur devra donc s’assurer d’avoir la trésorerie suffisante pour pouvoir assumer ces délais de paiement, qui atteignent en règle générale près de 12 mois après la date de fin de l’opération.

La cellule FSE a un rôle d’information, de conseil et d’appui auprès des porteurs d’opérations afin de les aider à optimiser leurs demandes du point de vue des règles applicables au FSE Inclusion.

Il ne faut pas hésiter à faire appel à elle, y compris en amont lors du montage du dossier.

 

Si le projet est compatible avec ces critères de fond et de forme et que le porteur est en capacité de répondre aux exigences de suivi et de bilan du FSE Inclusion, il peut envisager de monter un dossier de demande FSE Inclusion.