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Les modalités d’instruction, de suivi et de contrôle des opérations

Modalités d’étude des demandes

Les dossiers doivent être déposés dans les conditions de forme précisées au point 2.2.

S’il est complet et recevable, le dossier de demande de subvention FSE Inclusion fait l’objet d’une attestation de recevabilité adressée à l’opérateur et est instruit par la cellule FSE.

Il est ensuite soumis, après instruction :

  • pour avis à la Commission départementale de concertation technique FSE Inclusion, commission ad hoc composée de l’Unité départementale 25 de la DIRECCTE, de la Délégation régionale aux droits des femmes, de la Région Bourgogne Franche-Comté, de Pôle emploi, des deux Communautés d’agglomération du Grand Besançon et du Pays de Montbéliard, des représentants des Directions du département en charge de l’insertion ;
  • pour décision à la Commission permanente du Conseil départemental du Doubs (comité de programmation de l’organisme intermédiaire) ;
  • pour information auprès du Comité régional de programmation commun des fonds européens 2014-2020.

Signature de la convention d’attribution

La décision d’octroi d’une subvention FSE Inclusion se traduit par la signature d’une convention entre la Présidente du Département et le représentant légal du porteur d’opération.

La convention FSE Inclusion doit être considérée comme un contrat qui lie le porteur de projet au Département et qu’il convient de respecter. Il est impératif d’informer la cellule FSE de tout décalage ou changement en cours d’exécution de l’opération par rapport au prévisionnel conventionné. Il est en effet possible de modifier la convention par avenant pour tenir compte des aléas du projet, à la condition expresse que ces modifications ne remettent pas en cause l’objet et la finalité du projet et que l’avenant soit signé pendant la période de validité de la convention.

Assurer un suivi pour pouvoir justifier l’opération

Le bénéficiaire d’une subvention FSE Inclusion doit, en cours d’opération, se poser les questions suivantes :

  • l’opération se déroule-t-elle conformément aux objectifs et aux actions prévues dans la convention FSE Inclusion? Budgétairement, se déroule-t-elle conformément aux postes de dépenses conventionnés ?
  • est-il possible de collecter l’ensemble des pièces nécessaires pour préparer et accompagner le bilan qui devra être fourni en fin d’opération ? C’est à dire :
  • la liste nominative des participants justifiant leur éligibilité à l’opération ;
  • les pièces originales attestant la réalisation matérielle des actions et permettant de réaliser un bilan qualitatif de l’opération ;
  • l’ensemble des pièces justificatives comptables afférentes aux dépenses réalisées et aux ressources mobilisées et les preuves de leur acquittement ;
  • les données permettant d’assurer la saisie des indicateurs prévus dans la convention ;
  • les documents permettant de prouver la réalité de la publicité communautaire ;

 

  • est-il possible d’assurer l’archivage des pièces justificatives ? L’opérateur doit en effet assurer la conservation des pièces justificatives jusqu’à la date prévue par les textes, en général dix ans après la fin de l’opération. Il peut être amené à les présenter sur simple demande des contrôleurs habilités.

Réaliser et fournir le bilan d’exécution

 

Le porteur doit fournir un bilan d’exécution quantitatif, qualitatif et financier de son opération pour percevoir la subvention FSE Inclusion. En effet, la subvention FSE Inclusion retenue est versée aux bénéficiaires selon le principe du remboursement des dépenses réelles acquittées, déductions faites des autres ressources et recettes. Le bilan doit être accompagné de l’ensemble des pièces citées au point 3.3 ci-dessus. Des pénalités sont en effet appliquées par exemple en cas de détection de participants ne répondant pas aux critères d’éligibilité à l’opération ou en cas de publicité communautaire inexistante ou partielle.

 

Il existe deux types de bilan :

  • le bilan final qui est obligatoirement fourni dans un délai réglementaire de six mois après la fin de l’opération ;
  • dans le cas d’opérations pluriannuelles, le bilan intermédiaire annuel qui doit être fourni à la fin de chaque tranche annuelle, lui aussi dans le délai de six mois, et qui permet de prétendre à une partie de la subvention FSE Inclusion proratisée en fonction des dépenses et ressources déjà réalisées.

Le contrôle de service fait

 

La cellule FSE procède à un contrôle du bilan fourni en vue de déterminer le montant de l’aide FSE Inclusion à verser.

Les vérifications portent sur :

  • la correcte exécution de l’opération, en référence au plan d’action conventionné ;
  • l’éligibilité des dépenses déclarées et leur acquittement effectif ;
  • la réalité des ressources et recettes affectées à l’opération ;
  • l’équilibre du plan de financement, eu égard aux différentes ressources mobilisées, y compris la participation communautaire.

Sur cette base, la cellule FSE établit un rapport de contrôle de service fait (CSF) provisoire et fixe notamment le montant de la subvention FSE Inclusion correspondante.

Une période contradictoire de trente jours commence à la date de notification au bénéficiaire des conclusions intermédiaires du contrôle de service fait.

En l’absence d’observation de sa part pendant la période contradictoire ou après modification, par la cellule FSE, du montant de l’aide FSE Inclusion retenue sur la base des éléments complémentaires que l’opérateur a apportés, la cellule FSE établit un rapport de CSF définitif qui est notifié au bénéficiaire.

Les délais réglementaires fixés pour les recours administratifs gracieux auprès de la Présidente du Département et contentieux devant le tribunal administratif commencent à la date d’accusé réception par le bénéficiaire des conclusions finales du contrôle de service fait.

Les autres contrôles

Différents contrôles peuvent s’exercer sur l’opération :

  • en général, la cellule FSE réalise une visite sur place en cours d’opération. Les visites sur place sont prévues par la réglementation FSE dans une logique de contrôle de la réalité de l’opération, de la capacité de l’opérateur à remplir ses objectifs et à produire les indicateurs, du respect de la publicité communautaire. Pour le Département du Doubs, les visites sur place sont aussi et avant tout un temps d’échange avec les personnes qui portent et réalisent l’opération afin d’en percevoir la plus-value socio-professionnelle, afin de pouvoir convenir des aménagements que l’opérateur est amené à effectuer pour la réussite de l’opération et, si nécessaire, afin de proposer les ajustements qui favorisent la réalisation du projet et son financement par le FSE Inclusion, le cas échéant à travers la production d’un avenant ;
  • La visite sur place donne lieu à la production d’un rapport dont les conclusions sont notifiées à l’opérateur ;
  • des contrôles de l’opération peuvent être menés par les services de l’Etat, en région ou centraux, par la Direction des finances publiques ou par les autorités européennes. Dans tous les cas, l’opérateur doit se prêter à ces contrôles et être en mesure de présenter les pièces justifiant la réalité matérielle et financière de son opération. Tout refus pourrait conduire à l’annulation de tout ou partie de la subvention FSE Inclusion, y compris avec effet rétroactif.

L’archivage

 

Les pièces afférentes à l’opération doivent être conservées et pouvoir être produites 10 ans (durée indicative) après la fin de l’opération en règle générale.